روابط عمومی و اطلاع رسانی

 

روابط عمومی و اطلاع‌رسانی انجمن ناشران کتاب دانشگاهی

تسهیل ارتباطات بين اعضا و انجمن، مخاطبان و انجمن، يعني ايجاد ارتباط چندسويه که اين ارتباط با بازگشت و بازخورد از اعضاء، مخاطبان به انجمن همراه است. روابط عمومي باید بخشي از يك انجمن باشد.

به طور خلاصه روابط عمومی یعنی: اطلاع­رسانی، سنجش افکار عمومی و اعضاء، سخنگوی انجمن و نشر اطلاعات.

در این مسیر به‌کارگیری فناوری­های جدید ارتباطی و شیوه‌های نوین اطلاع­رسانی در جهت ارائه خدمات منطبق بر خواسته‌های اعضاء و مخاطبان به طور لحظه‌ای بسیار با اهمیت است.

 

تعريف مفهومی روابط عمومی

عبارت است از آن بخش از مسئوليت‌ها و وظايف ارتباطی هیئت مديره انجمن که از طريق آن مديران می‌کوشند برای دستيابی به اهداف سازمانی با محيط خود سازگار و هم صدا شده يا در صورت نياز در محيط تغييرات مطلوب ايجاد کنند و شرايط محيط را به شرط مساعد بودن استمرار ببخشند.

 

وظايف اصلی روابط عمومی

  1. اطلاع­رسانی

الف) ارائه پيشنهادهای کارشناسانه اخبار، اطلاعات، گرايش­ها و رويه­ها از محيط خارج(ارشاد، اتحادیه، خانه کتاب، مؤسسه نمایشگاه­ها ...) و اطلاع آن به هیئت مديره انجمن و گروه­ها و اعضای انجمن.

ب) جمع­آوری اخبار، اطلاعات، عملکرد­ها، برنامه­ها و ديدگاه‌های انجمن و آرمان انجمن و انتقال آن از طريق ارتباطات جمعی، گروهی و فردی به عموم مردم و مخاطبان ويژه انجمن.( از داخل به خارج)

  2. تبليغ و ترغيب

دومين وظيفه روابط عمومی ترغيب، تشويق، مجاب سازی، متقاعد­سازی و انگیزه­دهی است. روابط عمومی اهداف، برنامه­ها و خدمات انجمن را تبليغ می‌کند.

3. مشارکت جويی

این‌گونه اقدامات در انجمن­ها زمينه­های مناسب برای مشارکت همه اعضاء در رسيدن به اهداف انجمن و احساس تعلق به منظور جلب حمايت آنان ايجاد می­کند.

4. همگرايی و بهینه‌سازی امور

روابط عمومی بايد به طور مستمر از طريق فعاليت­های افکار سنجی، خواست­ها، علائق، نياز­ها و گرايش­های مخاطبان انجمن و افکار عمومی جامعه، را سنجيده و آن را به اطلاع ارکان انجمن برساند.

 

وظایف و نقش روابط عمومی کارآمد

  1. توجه جدی به افکار همه اعضاء در ایجاد حرکت، اصلاح و جریان‌سازی سالم بدون در نظر گرفتن امیال.
  2. ارائه مشاوره­های مؤثر به هیات مدیره انجمن.
  3. تأکید بر بهبود روابط درون سازمانی و برون سازمانی ‌انجمن.
  4. حفاظت از حریم انجمن در مقابل جوسازی­ها، خلاف گویی­ها، دروغ‌پردازی‌ها، شایعه­سازی­ها.
  5. شکل‌دهی خبری انجمن (تلاش برای اطلاع­یابی و اطلاع­رسانی به موقع با روش­ها و ابزارهای ارتباطی).
  6. همکاری فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه­ها و ورابط عمومی­های مراکز علمی، دانشگاهی، پژوهشی و سایر انجمن­ها.
  7. تهیه برنامه عملیاتی فعالیت­های روابط عمومی واحد به صورت ماهانه و سالانه و ...
  8. برگزاری جلسات داخلی بین اعضا و گروه­های انجمن و هیات مدیره به صورت هر دو ماه یک‌بار.
  9.  بیان و تبلیغ کارها و اقدامات خوب و مفید انجام‌گرفته در انجمن.
  10. تهيه بولتن خبري و آرشیو آن.
  11. تهيه آرشيو فيلم و صدا از اخبار منعکس‌شده مربوطه از صداوسيما.
  12. انتقال گزارش عملكرد از فعالیت‌های بخش ارتباط با رسانه به صورت سه ماهه در قالب ‏گزارش کار فصلی.
  13. ايجاد ارتباط الكترونيكي به صورت مداوم با بیرون انجمن. ‏
  14. ايجاد صندوق پستي الكترونيكي فعال اختصاصي روابط عمومي.(ایمیل جداگانه)
  15. به‌روز کردن سايت.
  16. تهیه ليست تلفن همراه مخاطبان به صورت گروه­بندي شده.
  17. تهيه متون پيام كوتاه براي مناسبت­ها و برنامه­هاي اطلاع‌رسانی.
  18. گزارش و عملکرد فصلی روابط عمومی و ارائه به هیات مدیره.
  19. برنامه‌ریزی برای برگزاری جلسه با فعالان حوزه دانشگاهی.